Складови наличности | Инвентаризация

Този под-модул е необходим както за първоначално задаване на начални салда на наличните стоки в склад, така и за текущо коригиране на наличните количества, след извършено физическо преброяване или предоставен от съответния склад документ за инвентаризация.

Достъпен е като раздел на модул СКЛАДОВИ НАЛИЧНОСТИ. Предоставя списък (архив) на всички въведени до момента в системата инвентаризации, като показва номер и дата, склад и вложител (собственик), и броя редове (продукти/изделия чиито количества са били променяни). Последната колона предоставя достъп до сканирания документ (оригинал), на базата на който са били въведени съответните данни, ако такъв е бил качен в системата - с бутони за преглед на екран и за сваляне като PDF файл.

Както на други места във Framma, редовете в синьо показват приключени инвентаризации, които са вече отразени на текущите складови наличности, и могат само да бъдат отворени (double-click, Edit button) за преглед, но не и за редакция/изтриване. Редовете в черно са текущо описвани инвентаризации, които могат да бъдат допопълвани, или изтривани (ако са били създадени погрешка) - описаните наличности в тях са чакащи и все още неотразени на реалните складови наличности.

С натискането на бутон [+ Нова] се започва въвеждането на нова инвентаризация.

Първоначално и задължително трябва да се въведат дата и номер на протокол, да се избере титуляр (вложител) и склад. След натискането на [Запиши и продължи…] тези реквизити повече не могат да се променят (но целият протокол може да бъде изтрит, ако е допусната грешка).

На следващата стъпка може (и трябва) да се прикачи сканиран PDF файл от оригиналния документ за инвентаризация - за проследимост и доказателство за коректност на въведените данни.

След което се преминава към въвеждане на самите продукти и наличности.

С последователно натискане на бутона [+ Добави] се въвеждат данните в този диалогов прозорец:

В първото поле се избира Търговски продукт (въпреки че складовите наличности се водят на Техническо изделие, бе преценено, че е по-удачно инвентаризацията да се въвежда чрез избор продукт - по неговия “наш” или “чужд” код). След избор на ТП, прозорецът показва комплектността на продукта (1 pcs или set/x), както и наличното в момента количество единични изделия в съответния за този протокол склад и вложител (ако има такова).

Въвеждането на новото количество е възможно да се зададе както в брой ед.изделия, така и в брой комплекти - като във втория случай системата автоматично ще изчисли и запише съответния брой ед.изделия, според дефинираната комплектност за продукта в номенклатурата. Както и при изписването на стоки от склад (във Входяща поръчка), и тук се прави проверка и не е позволено въвеждане на количество единични изделия, което не е кратно на броя изделия в комплект. Допустимо е въвеждане на 0, което ще доведе до премахване на съответното изделие като налично в този склад (ако по “програма” се води, че има някаква наличност, която физически е установено че липсва.)

Така въвежданите последователно редове в протокола все още не са обработени и складовите наличности няма да бъдат променени до приключване на целия протокол. При допуснати грешки при въвеждане, съответните редове могат да бъдат коригирани или изтрити. След въвеждане на всички редове (продукти и количества), се натиска бутона [Приключи], който извежда следното потвърждение:

И с финалното натискане на [OK], работата по този протокол приключва и складовите наличности се актуализират окончателно. Ако от техническото изделие, съответстващо на избрания на конкретен ред търговски продукт, е имало наличност в съответния склад/вложител, то ще бъде променено на зададеното количество. Ако е нямало, ще бъде създаден нов запис. Ако е имало налично количество, но в реда на протокола е записана нула, то ще бъде премахнато. Референтни цени не се променят чрез този механизъм.

Вътрешно в базата данни всичко се записва така, че да имаме проследимост какво/кога е било променено, какво са били текущите салда преди и след нанасянето на инвентаризацията.

Добавена е и възможността за бракуване на стоки при инвентаризация.

Става чрез стандартния механизъм за въвеждане на протокол за инвентаризация, като в полето Протокол № следва да се запише “Брак” - за да е ясно; избира се склад и т.н. Добавят се съответните изделия и като количество се въвежда нула. При потвърждаване на протокола, съответните изделия ще бъдат изтрити като налични от съответния склад.

Във връзка с възможността за бракуване на стоки чрез протокол за инвентаризация (но не само, може да се използва и за всички други инвентаризации) е добавено и поле за забележки и коментари в свободен текст. Добре ще е там да се записва всякаква смислена информация по повод съответната инвентаризация - както и да се прикачат сканирани документи-оригинали от инвентаризацията.